(ESP-ENG) El Proceso Administrativo y sus Fases - The Administrative Process and its Phases

En este post analizaremos el proceso de administración y sus fases, haciendo énfasis en su importancia y los principios de cada una de estas fases. El proceso administrativo busca mejorar la administración realizando un proceso que se interrelaciona y busca el cumplimiento de objetivos.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa.

In this post we will analyze the administration process and its phases, emphasizing its importance and the principles of each of these phases. The administrative process seeks to improve the administration by carrying out a process that is interrelated and seeks the fulfillment of objectives.

The administrative process consists of four stages that will help us achieve the proposed objectives. The administrative process is continuous. It is not about performing each of the stages and everything ends there. When one cycle ends, it moves on to the next. It is normally used for the general purpose of the company.

Imagen de rawpixel.com en Freepik

El proceso administrativo es el conjunto de fases a través del cual se efectúa la administración, estas fases se relacionan entre si para formar un proceso administrativo integral. Estas fases se identifican como planeación, organización, dirección y control.

Planeación, este es la primera fase en el proceso administrativo, es el método por el cual el administrador mira hacia el futuro y estipula los cursos de acción que desea emprender la organización y a partir de estos establece los objetivos deseados. La planeación establece un sistema para la toma de decisiones, estas decisiones deben estar basadas en hechos reales y se debe evitar establecer objetivos subjetivos y empíricos. Una buena planeación nos proporciona los elementos a tener en cuenta a la hora de realizar el control.

Principios de la planeación:

• Factibilidad
• Objetividad y cuantificación
• Flexibilidad
• Unidad
• Del cambio de estrategia

La planeación presenta tres tipos de planes según su tiempo de realización, a corto plazo, mediano plazo y largo plazo. Estos planes se deben realizar teniendo en cuenta los elementos de la planeación, con el fin de ser realizables y tener una base organizada y objetiva para realizarlos. Estos elementos son: Misión, visión, Objetivos, estrategias, políticas y programas.

Planning, this is the first phase in the administrative process, it is the method by which the administrator looks to the future and stipulates the courses of action that the organization wishes to undertake and from these establishes the desired objectives. Planning establishes a system for decision-making, these decisions must be based on real facts and subjective and empirical objectives must be avoided. Good planning provides us with the elements to take into account when carrying out the control.

Planning principles:

• Feasibility
• Objectivity and quantification
• Flexibility
• Unit
• From the change of strategy

Planning presents three types of plans according to their completion time: short term, medium term and long term. These plans must be carried out taking into account the planning elements, in order to be achievable and have an organized and objective basis to carry them out. These elements are: Mission, vision, Objectives, strategies, policies and programs.

Imagen de tirachardz en Freepik

La segunda fase del proceso administrativo es la organización, se define como la estructura mediante la cual una organización asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones profesionales, también integra las actividades comunes hacia la consecución de objetivos comunes. Existen varios aspectos por los cuales la organización es importante en el proceso administrativo, uno de estos es que evita la lentitud en las actividades, de esta manera reduce los costos e incrementa la productividad. Reduce la duplicidad de esfuerzos, delimitando las funciones y responsabilidades. La organización es de carácter continuo, es decir que este proceso nunca de puede dar por terminado.

Principios de la organización:

• Del objetivo
• Especialización
• Jerarquía
• Paridad de autoridad y responsabilidad
• Unidad de mando
• Difusión
• Amplitud o tramo de control
• De la coordinación

The second phase of the administrative process is the organization, it is defined as the structure through which an organization assigns tasks among members, identifies professional relationships, and also integrates common activities towards the achievement of common objectives. There are several aspects for which the organization is important in the administrative process, one of these is that it avoids slowness in activities, thus reducing costs and increasing productivity. Reduce the duplication of efforts, delimiting the functions and responsibilities. The organization is of a continuous nature, that is to say that this process can never be terminated.

Principles of the organization:

• Of the objective
• Specialization
• Hierarchy
• Equality of authority and responsibility
• Unity of command
• Diffusion
• Amplitude or span of control
• Of the coordination

Imagen de ijeab en Freepik

La dirección es la influencia interpersonal que ejerce el administrador en sus subordinados, con el fin de conseguir los objetivos de la organización, este proceso se realiza por medio de la supervisión, la comunicación y la motivación. La importancia de este proceso se caracteriza por poner en marcha los lineamientos establecidos durante el proceso de planeación y organización, garantizando su cumplimiento. A través de la dirección se logra que los miembros de la organización se rijan a las conductas mas deseables para la consecución de objetivos.

Principios de la dirección:

• De la armonía del objetivo o coordinación de intereses
• Impersonalidad de mando
• De la supervisión directa
• De la vía jerárquica
• De la resolución del conflicto
• Aprovechamiento del conflicto

** Management ** is the interpersonal influence exerted by the administrator on his subordinates, in order to achieve the objectives of the organization, this process is carried out through supervision, communication and motivation. The importance of this process is characterized by implementing the guidelines established during the planning and organization process, guaranteeing their compliance. Through management it is achieved that the members of the organization are governed by the most desirable behaviors to achieve objectives.

Management principles:

• Of the harmony of the objective or coordination of interests
• Command impersonality
• From direct supervision
• From the hierarchical path
• Conflict resolution
• Taking advantage of the conflict

Imagen de Freepik

El proceso de control consiste en la medición y evaluación de la ejecución de los planes, en este se busca detectar y prever desviaciones y establecer las medidas correctivas necesarias. El control establece medidas para corregir los errores que se presenten y alcanzar los objetivos de manera exitosa. El control tiene aplicación a todos los ámbitos de la organización, personas, procesos y actos. Identifica las causas que pueden originar desviaciones para evitar que se presenten nuevamente en el futuro.

Principios del proceso de control:

• Equilibrio
• De los estándares
• De la oportunidad
• De las desviaciones
• Costos
• De excepción
• De la función controlada

Factores del control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: Cantidad, tiempo, costo y calidad.

The control process consists of the measurement and evaluation of the execution of the plans, in which the aim is to detect and anticipate deviations and establish the necessary corrective measures. The control establishes measures to correct the errors that appear and achieve the objectives successfully. Control applies to all areas of the organization, people, processes and acts. Identifies the causes that can lead to deviations to prevent them from recurring in the future.

Principles of the control process:

• Balance
• Of the standards
• Of opportunity
• Of the deviations
• Costs
• Exceptional
• Of the controlled function

Control factors
There are four factors that must be considered when applying the control process: quantity, time, cost and quality.

Imagen de Freepik

El proceso administrativo es importante en las organizaciones, debe ser conocido por todo administrador, de esta manera ejecutara una buena labor. Es importante seguir un paso a paso en este proceso, de esta forma se trabajará de manera más organizada y esto permitirá llegar a los objetivos deseados.
Un proceso administrativo posee multitud de características, consta de cuatro etapas relacionadas entre sí, debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él, deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar parte del proceso, el objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada una de las acciones de este proceso, puede ser utilizado por cualquier empresa, o en el ámbito personal.

The administrative process is important in organizations, it should be known by every administrator, in this way he will do a good job. It is important to follow this process step by step, in this way you will work in a more organized way and this will allow you to reach the desired objectives.
An administrative process has a multitude of characteristics, it consists of four interrelated stages, it must reflect all the objectives that are pursued with it, all those workers who are going to be part of the process must be informed of it, the objective it has is the creation of a roadmap to optimize each of the actions of this process to the maximum, can be used by any company, or on a personal level.