(ES - EN) GTD. Cómo estos 5 procesos te ayudarán a equilibrar las tareas de tu empresa y tu vida.

Fotomontaje a partir de Imagen en Pexels

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A veces la idea de emprender y vivir atormentado parecen la misma cosa.

Tener un negocio en el mundo moderno puede convertirse en una pesadilla. Existen tantos factores a tener en cuenta que la tarea a veces se hace titánica.

Incluso si es una pequeña empresa, un emprendimiento individual o solopreneur, la cantidad de cosas que hay que tener en cuenta es gigantesca.

Cada año se fundan más de 300 millones de empresas y la tasa de fracaso es del 20% el primer año y el 50% al quinto año Existen muchos factores involucrados en esta realidad pero no es descabellado asumir que la falta de gestión personal representa un importante factor en esa cifra.

Es que establecer un balance entre las tareas de la vida personal y profesional es algo complejo.

En el hogar las cosas pueden ser más complicadas. Incluso la pareja más comprensiva puede terminar por perder la paciencia ante tu falta de atención.

¿Tienes hijos? Felicidades, pero estos también representan responsabilidades que hay que asumir.

Digamos que llegas a la casa, luego de un extenso día de trabajo y en tu refrigerador tu pareja te dejó una lista de tareas parecida a esta:

• recoger al niño a la escuela
• preparar la merienda
• adelantar la comida
• sacar al perro

Y estas tareas, de repente te recuerdan otra de las tantas que te faltan por hacer en tu empresa:

• dar charlas
• asistir a reuniones
• contratar personal
• actualizar el servicio
• revisar los avances de la competencia
• promoción y publicación en redes sociales

Sobrecarga. Bombillo rojo parpadeando...

Mmmm. Sé exactamente lo que se siente. Al fin y al cabo estás luchando para ganarte la vida, cumplir tus sueños y que todo el mundo sea feliz mientras lo haces.

Seguro has valorado bajar la intensidad de trabajo para intentar complacer a todos pero sabes que el mercado no cree en esas cosas y tu negocio está a punto de dar ese salto de calidad por el que tanto has trabajado. Si das un paso atrás adiós a tus esperanzas de escalar tu empresa y tener éxito en eso que tanto amas hacer.

Todos hemos estado ahí. Es un callejón sin salida, aparentemente.

Mucha gente lo intenta resolver implementando períodos más largos de descanso o separando completamente su vida personal de la laboral, con todo tipo de resultados.

El ser humano es uno solo y la mejor solución siempre será la mas holística, una que integre todos los espacios y toda la informacion en un solo lugar.

GTD

Este método es uno de los mejores y es utilizado por millones de personas en todo el mundo. Cuando lo descubrí por primera vez mi relación con mis tareas y responsabilidades cambió dramáticamente. Enseguida empecé a:

• Dejar de comenzar proyectos inconclusos.
• Equilibrar mis proyectos personales y profesionales.
• Usar con eficacia la cantidad de energía empleada en cada tarea.
• Tener una idea clara de lo que cada proyecto necesitaba en cada momento.
• Disfrutar de un estilo de vida más relajado, creativo y enfocado en la calidad de mis relaciones.

Está basado en un popular libro de negocios y organización personal, Organizate con Eficacia - GTD de David Allen, que ha vendido millones de copias en todo el mundo y ha servido de inspiración a otros tantos millones a cambiar su vida.

El método GTD consta de cinco procesos simples para sistematizar el caos en la mente y poner las cosas en orden:

Imagen original realizada con la aplicación Obsidian

1- Captura

El sistema comienza con la entrada de la información. Todo lo que pase por tu cabeza debe ser recogido. Nada es demasiado grande o pequeño (cosas por hacer, recordatorios, fechas, ideas, frases, recomendaciones).

Todo va adentro. El concepto aquí es liberar a la mente de la carga de almacenar la información, por eso el proceso de captura debe ser fluido e integrarse a tu rutina como una segunda naturaleza.

No debes preocuparte por organizar nada en este punto. En la próxima fase decidirás el lugar de cada elemento.

2- Etiqueta

Las ideas ocurren a cada minuto y tu bandeja de entrada seguro se llenará rápidamente. Ahora toca transformar ese desorden en algo con lo que puedas trabajar. Debes convertir el desorden de ideas capturadas en pasos concretos.

Para hacerlo debes tomar una desición. Decidir es la manera de avanzar.

Estas son las preguntas clave que debes hacerte.

¿Es una acción?
¿Es una tarea compleja o sencilla?
¿Sirve como material de referencia?
¿La voy a hacer yo o la va a realizar otra persona?
¿Cuándo, cómo y dónde?

• Si la nueva tarea requiere más de un paso, entonces es un proyecto. Un proyecto se compone de una serie de tareas más sencillas. Agrúpalas todas en una lista común y determina el curso de acción.
• Si la nueva tarea solo tiene un paso agrégala a tu lista de tareas.
• Si hacer la tarea lleva menos de dos minutos, no pierdas el tiempo. ¡Hazla ahora mismo!
• Si no te corresponde realizarla a ti o si quieres delegársela a otra persona, etiqueta al responsable, lleva un registro y añádela a una carpeta de proyectos compartidos.
• Si no se trata de una acción concreta y es material de referencia (libros, anotaciones, contactos o documentos) crea un archivo y etiqueta cada uno.
• Si la tarea tiene lugar en el futuro, establece una fecha, hora y lugar concretos para su ejecución.
• Si la tarea ya no es necesaria,elimínala.

3- Organiza

Para que GTD realmente funcione para ti es necesario identificarse con sus conceptos fundamentales:

Tareas Simples

Estas son tareas que llevan más de dos minutos pero solo requieren de un solo paso.

Proyectos

Una serie de tareas simples agrupadas bajo una carpeta o etiqueta y que corresponden a un mismo objetivo. Como te expliqué antes, muchas de las tareas que tienes en realidad son proyectos y requieren desglosarse en acciones concretas.

Materiales de Referencia/ Archivo

Estos apuntan a elementos que no son acciones, pero que deben archivarse. No son tareas en sí mismos pero a menudo se necesitan para completar otras o brindar información relevante.

Tareas Delegables

Aquí es necesario involucrar a una tercera persona. Tenemos un tiempo y energía finitos así que asignar responsabilidades a otra persona nos permite utilizar esa energía en tareas de mayor prioridad. Recuerda que el objetivo aquí es evitar la sobrecarga del sistema. Claro, una vez delegada la tarea, se debe mantener un registro de su actividad.

Programar para más tarde/ Hora, fecha y lugar

Establecer plazos para las acciones que deben hacerse en una hora y fecha específica o que tienen un plazo definido. Ten mucho cuidado de no darle demasiado protagonismo a esto. La mayoría de acciones deben estar comprendidas en los próximos pasos y caer en el rango de tu revisión semanal de objetivos. Hay que estar bien seguro de qué programar para el futuro analizando siempre las causas de por qué las programamos en primer lugar.

Contextos

Cuándo, cómo y dónde se va a realizar la tarea. El contexto es una información valiosa que nos indica las cirscunstancias asociadas a su ejecución y las herramientas, lugares y personas involucradas. Definir un contexto nos permite concentrarnos en nuestras circunstancias y espacios.

4- Revisa

Revisa periódicamente tus listas para actualizarlas y editarlas. Nuestras prioridades cambian a cada momento y así cambiará tu sistema. Programa revisiones semanales, mensuales y trimestrales.

5- Toma acción

Ahora es momento de hacer. Empieza ahora.

Una vez que has procesado y organizado tus tareas, puedes completarlas sin tener que tomar decisiones constantemente y buscar materiales de referencia. Para ayudarte a decidir, puedes ver tus próximas tareas con fechas de vencimiento, ordenar tareas por etiquetas o crear filtros. El contexto apropiado te indicará qué pasos son necesarios a continuación. Es importante no utilizar demasiadas etiquetas ya que pueden olvidarse. Solo crear elementos que podamos manejar con facilidad.

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Conclusiones

El ser humano moderno está obligado a atender muchas cosas al mismo tiempo, los estimulos son cada vez más numerosos y diversos, nuestro cerebro no está preparado biológicamente para tanta carga. Por eso los sistemas de gestión de tareas y manejo de la información son fundamentales.

La tecnología nos ayuda en el procesamiento, así nuestro cerebro puede concentrarse en lo que es bueno, hacer asociaciones libres y crear. Podemos darle espacio a nuestra creatividad si tenemos una estructura confiable que nos ayude a crear un mundo mejor para todos.

Si quieres profundizar más en este tema te recomiendo la lectura de Organizate con Eficacia - GTD y que busques información bajo la etiqueta de GTD en Google y en Youtube.

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Recuerda que mi nombre es Dito Ferrer, soy escritor, psicólogo, realizador de sonido y creador de contenidos.

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ENGLISH

Sometimes the idea of entrepreneurship and living in torment seem like the same thing.

Running a business in the modern world can become a nightmare. There are so many factors to consider that the task sometimes becomes titanic.

Even if it's a small business, a solo venture, or a solopreneur, the number of things to consider is gigantic.

More than 300 million businesses are founded each year and the failure rate is 20% in the first year and 50% in the fifth year There are many factors involved in this reality but it is not unreasonable to assume that lack of personal management represents a major factor in that figure.

Establishing a balance between personal and professional life tasks is complex.

At home, things can be more complicated. Even the most understanding partner may end up losing patience with your lack of attention.

Do you have children? Congratulations, but they also represent responsibilities to take on.

Let's say you get home after a long day at work and on your refrigerator, your spouse left you a to-do list that looks something like this:

• pick up the child from school
• prepare the snack
• make lunch ahead of time
• take the dog out

And these tasks suddenly remind you of another one of the many tasks you have left to do in your company:

• giving talks
• attending meetings
• hiring staff
• update the service
• review the progress of the competition
• promotion and publication on social networks

Overload. Red light bulb flashing...

Mmmm. I know exactly what that feels like. After all, you are fighting to make a living, fulfill your dreams, and make everyone happy while you do it.

I'm sure you've considered lowering your work intensity to try to please everyone but you know the market doesn't believe in those things and your business is about to take that leap in the quality you've worked so hard for. If you take a step back, goodbye to your hopes of scaling your business and succeeding at what you love to do so much.

We've all been there. It's a dead end.

Many people try to solve it by implementing longer rest periods or completely separating their personal life from their work life, with all kinds of results.

The human being is one and the best solution will always be the most holistic one, one that integrates all the spaces and all the information in one place.

GTD

This method is one of the best and is used by millions of people around the world. When I first discovered it my relationship with my tasks and responsibilities changed dramatically. I immediately started to:

• Stop starting unfinished projects.
• Balance my personal and professional projects.
• Effectively use the amount of energy spent on each task.
• Have a clear idea of what each project needed at each moment.
• Enjoy a more relaxed, creative lifestyle focused on the quality of my relationships.

It is based on a popular business and personal organization book, Organize Effectively - GTD by David Allen, which has sold millions of copies worldwide and has inspired millions more to change their lives.

The GTD method consists of five simple processes to systematize the chaos in the mind and put things in order:

Original image made in Obsidian

1- Capture

The system starts with the input of information. Everything that goes through your head must be collected. Nothing is too big or too small (things to do, reminders, dates, ideas, phrases, recommendations).

Everything goes inside. The concept here is to free the mind from the burden of storing information, so the capture process should be seamless and integrated into your routine like second nature.

You don't have to worry about organizing anything at this point. In the next phase, you will decide the place of each element.

2- Label

Ideas happen every minute and your inbox is sure to fill up quickly. Now it's time to transform that clutter into something you can work with. You must turn the clutter of captured ideas into concrete steps.

To do this you must make a decision. Deciding is the way to move forward.

Here are the key questions to ask yourself.

Is it an action?
Is it a complex or simple task?
Does it serve as reference material?
Am I going to do it or is someone else going to do it?
When, how, and where?

• If the new task requires more than one step, then it is a project. A project is made up of a series of simpler tasks. Group them all together in a common list and determine the course of action.
• If the new task has only one step add it to your task list.
• If the task takes less than two minutes to do, don't waste your time - do it now!
• If you don't have to do it yourself or if you want to delegate it to someone else, tag the person responsible, keep a record, and add it to a shared project folder.
• If it is not a specific action and is reference material (books, notes, contacts, or documents) create a file and label each one.
• If the task takes place in the future, set a specific date, time, and place for its execution.
• If the task is no longer needed, delete it.

3- Organize

For GTD to work for you it is necessary to identify its fundamental concepts:

Simple Tasks.

These are tasks that take more than two minutes but only require a single step.

Projects

A series of simple tasks grouped under a folder or label that corresponds to the same objective. As I explained before, many of the tasks you have are projects and need to be broken down into specific actions.

Reference/Archive Materials

These point to items that are not actions, but should be archived. They are not tasks in themselves but are often needed to complete other tasks or provide relevant information.

Delegatable Tasks

Here it is necessary to involve a third party. We have finite time and energy so assigning responsibilities to someone else allows us to use that energy on higher-priority tasks. Remember that the goal here is to avoid overloading the system. Of course, once the task is delegated, a record of your activity should be kept.

Schedule for later/ Time, date, and place

Set deadlines for actions that must be done by a specific time and date or have a defined deadline. Be very careful not to give this too much prominence. Most actions should fall under the next steps and fall within the range of your weekly review of objectives. Be sure what to schedule for the future by always analyzing the reasons why you scheduled them in the first place.

Contexts

When, how, and where the task is going to be performed. Context is valuable information that tells us the circumstances associated with its execution and the tools, places, and people involved. Defining a context allows us to focus on our circumstances and spaces.

4- Review

Periodically review your lists to update and edit them. Our priorities change every moment and so will your system. Schedule weekly, monthly, and quarterly reviews.

5- Take action

Now is the time to do it. Start now.

Once you have processed and organized your tasks, you can complete them without having to constantly make decisions and search for reference materials. To help you decide, you can view your upcoming tasks with due dates, sort tasks by tags, or create filters. The appropriate context will tell you which steps are needed next. It is important not to use too many tags as they can be forgotten. Just create items that we can handle easily.

Conclusions

The modern human being is forced to attend to many things at the same time, the stimuli are more and more numerous and diverse, and our brain is not biologically prepared for so much load. That is why task management and information management systems are essential.

Technology helps us in processing, so our brain can concentrate on what is good, make free associations, and create. We can give space to our creativity if we have a reliable structure that helps us to create a better world for everyone.

If you want to go deeper into this topic I recommend reading Organize Effectively - GTD and looking for information under the GTD tag on Google and Youtube.

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Remember that my name is Dito Ferrer, I am a writer, psychologist, sound producer, and content creator.

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